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title: Microsoft 365を活用した次世代のファイル管理
tags:  #sharepoint #ファイル管理 #onedrive  
author: [HIRANO Ai | Microsoft MVP 👉 ❤️ SharePoint](https://convert.docswell.com/user/ai_yamasaki)
site: [Docswell](https://www.docswell.com/)
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description: 2023年12月12日にソフトクリエイト社主催のイベントで利用した資料です(公開が遅くなりました💦) 。 Microsoft Copilot も登場し、次世代のドキュメント管理はどこを目指すとよいのかについて SharePoint と OneDrive の活用方法について説明しています。※スライド#20～#22まではソフトクリエイト様の追加資料です。
published: March 24, 24
canonical: https://convert.docswell.com/s/ai_yamasaki/Z983PL-2024-03-24-232000
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Microsoft 365 を活用した
次世代のファイル管理とは?
平野 愛
オフィスアイ株式会社 代表取締役
Microsoft MVP for
Microsoft MVP for
Microsoft MVP for
Microsoft MVP for
Microsoft MVP for
M365 Apps &amp; Services (July 2022 - )
Office Apps &amp; Services (July 2018 - June 2022)
Office Servers and Services (Oct 2015 - June 2018)
SharePoint Server (Oct 2011 - Sep 2015)
SharePoint Services (Oct 2004 - Sep 2010)
©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved.


# Page. 2

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自己紹介
平野 愛 (旧姓: 山崎)
前々職のグローバルナレッジ ネットワーク(現トレノケート)株式会社にて
マイクロソフト認定トレーナーとしてコンテンツ開発や研修実施を主に行う
•
•
•
•
Windows NTおよびActive Directory ドメインなどのシステム管理
.NET Framework を中心としたアプリケーション開発
Skype for Business Server の前身製品のシステム管理
SharePoint, Outlook, OneNote, InfoPath などの情報共有基
盤など
その後、株式会社イルミネート・ジャパン社にて
SharePoint の教育ビジネスの立ち上げに携わる。2008
年4月に独立。
2004年に日本で初めてのSharePoint分野での
Microsoft MVP を受賞し、以降現在まで19年連続受賞
過去の登壇
•
•
•
•
•
Microsoft MSTEP 講師
Microsoft TechEd 講師
Microsoft 主催の SharePoint の無償セミナー
Japan SharePoint User Conference 講師
Microsoft Tech Summit Japan 2017 基調講演 講師
その他の執筆活動
• マイクロソフト社の SharePoint 関連のホワイト ペーパー・
評価ガイド
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オフィスアイ株式会社
2008年4月設立。Microsoft SharePoint および Microsoft 365 に対応で
きる SE や開発者などの 人材育成と、設計、構築、運用、利活用に関しての関す
るコンサルティング サービスを提供。
特に教育に関しては、日本の現場に即したオリジナル コンテンツを独自開発し、
少人数制のオープンコース(複数組織から参加できる集合研修)の実施を定
期的に実施しているほか、1社向けのカスタマイズ研修なども提供。
各組織の特性に即した運用管理のアドバイスや、システムの利活用を促進す
るためのコンサルティング サービスにも力を入れている。
書籍執筆 (共著を含む)
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ひと目でわかる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編
ひと目でわかる Office 365 導入・運用管理編
ひと目でわかる SharePoint Server 2016
ひと目でわかる SharePoint Server 2013
ひと目でわかる SharePoint Server 2010
VSTO と SharePoint Server 2007 による開発技術
ひと目でわかる SharePoint Server 2007
ひと目でわかる Microsoft Windows Server 2003 ネットワーク設定・管理術
実践 Active Directory 逆引きリファレンス
Windows Server 2003 完全技術解説


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Microsoft 365 におけるドキュメント管理
Microsoft 365 は Word,
Excel, PowerPoint,
Outlook だけではない
◼ 中核となるのが SharePoint
および OneDrive
(Business)
◼
※ OneDrive はベースがSharePoint で、
個人利用を目的に機能のチューニングされている。
ライセンス体系が個別になっている
Microsoft 365 内におけるチーム作業
Viva
Engage
Teams
日々ともに業務を遂行する
メンバーとの情報連携
(リアルタイム性を重視)
組織横断型の
情報連携や
コミュニケーション
(閲覧数や、
OneDrive
SharePoint (Business) いいねなどのリアクション
機能など)
Outlook
社内外問わない
従来からのメールによる情報連携
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# Page. 4

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[参考] SharePoint とは?
◼
何ができるのか?
◦ 業務目的に応じて複数の社内Web
サイトを構築できる
◦ Webサイト内では次のことが可能
 ファイルの共有、保管、検索
 簡易データベース
(Microsoft リスト)による情報管理
 ポータルサイトの構築 (問い合わせ
頻度の削減、社内のコミュニケーショ
ン活性化によるエンゲージメント強化、
教育コンテンツの掲載など)
SharePointで構築する社内ポータルサイトの
メリットとは
https://youtu.be/TIXC74uyAPY
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# Page. 5

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ドキュメント管理で目指すべきところ
少ない人数でも業務を滞りなく遂行できる運用を含めた体制づくり
◼ ファイルサーバーのように保管が簡単で、なおかつ必要なファイルが容易に
見つけ出せる
◼ 情報が再利用しやすい
◼
◼
セキュリティ&amp;コンプライアンスを対策する
◦ 情報漏洩を防止
◦ 改ざん防止
◦ 一定期間の削除禁止などのドキュメントのライフサイクル管理
Microsoft Copilot を使った業務支援機能
もうまく活用できるようになる
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# Page. 6

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なぜ SharePoint を利用するのか?
一般的に SharePoint をファイルサーバーと同じように使いたがる傾向がある
◼ ファイルサーバーと似た使い方はできるが、ファイルサーバーとは違うメリットを
享受できるような使い方を求めてくべき
◼
けれど、
そんなもんだと
思い込んでいない?
埋もれてしまっている
ファイルが複数ない?
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実は不便だったこと
思っていることはない?


# Page. 7

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従来のファイル管理の課題
ファイルサーバー
利用者視点
&lt;メリット&gt;
• ファイルサーバーは使い慣れている
• 決まった場所に放り込んでおけばよい
各PC上でファイルを
作成し保管
他のひとに共有する
ために階層化された
共有フォルダーへ保存
&lt;デメリット&gt;
• どれが最新版化が判別しにくい (バックアップファイルも山ほど
ある)
• 複雑な階層構造になっており、どこに何があるか探せない
(ショートカットをデスクトップに作りがち)
• 類似するファイルが見つけられない
• 情報が埋もれていて、組織のナレッジとして活用できていない
• 同時編集できない
• 検索できない
• 社外からアクセスしにくい … など多数
管理者視点での課題
ファイルサーバーにあるファイルや
メールで受けとったファイルを
PC上に保管して編集や印刷
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他のひとに共有する
ためにメールで添付して
コピーを送る
階層管理しているがゆえに複雑な構造になりやすい。ユーザーが
ショートカットを作成すると階層構造を容易には変えられない。
アクセス権限管理も把握が困難になってくる。シンプルに維持でき
るような工夫が必要
SharePoint ではファイル単位での細かい権限設定も可能ではあ
るが、ドキュメントの数が増えて続ける中では細かい権限設定を前
提に運用するのは得策ではない


# Page. 8

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Microsoft 365 におけるドキュメント管理の現状
2023年11月に開催された Microsoft Ignite によると大量のコンテンツを
より効率よく管理していくことが今後ますます重要になってくる
◼ SharePoint および SharePointをベースとするサービスを利用するユーザー
数は突き当り約3億
◼ SharePoint に追加される日々の新規ドキュメント数は23億
◼
◦ 昨年のイベントでは毎日16億テラバイト追加
されているとの話だった。この時点で5年前の10倍
となっていた。
※2022年に開催された Ignite によれば、
業界では2025年までに非構造化コンテンツ
が1,300億テラバイトを超える予想で、
コンテンツの管理に年間460億ドルかかる
だろうという試算もある
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# Page. 9

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SharePoint と OneDrive (Business)
Microsoft 365 ではドキュメントの管理場所を情報の特性によって
大きく2つに分けて管理するようになっている
◼
OneDrive (Business)
◦ 個人の裁量で自由に使えるファイル置
き場
 ユーザーひとり一人に OneDrive という
名前の SharePoint サイトが割り当てら
れる (個人で自由に使える)
◦ 個人のPC内に作成や保管されてきた
ファイルを OneDrive に集約
◦ 個人が自由にファイルを管理できる
 他の人に共有することもできる
 個人消費者向けの OneDrive とは別も
の
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◼
SharePoint
◦ 情報を公開し共有・保管するための場所
◦ 複数名で利用するため、他の利用者のことを
考えたファイルの整理整頓などを行っていく
必要がある
◦ 各サイトで、サイトの専任管理者を最低一人
以上用意する必要がある


# Page. 10

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情報共有および保管の場所としての SharePoint
◼
◼
SharePoint で保管することで目的の情報を見つけやすくできる
フォルダーに頼らないファイル管理が可能
◦ フォルダー階層に頼り切った管理方法には限界がある
◦ 一覧性をうまく確保したい
◦ Excel のスプレッドシートのようにファイル一覧を管理できるため、うまく列に情報を入力して整理する
◼
◼
◼
◼
バージョン管理もできるためファイルの無駄な増殖を防ぐことができる
複数ユーザーでの同時編集が可能
検索もできる (ファイルの内容も全文検索できる)
Microsoft Purview (パービュー)と組み合わせることでファイルの暗号化による情報漏洩
防止や改ざん防止、ライフサイクル管理も可能
SharePoint サイトは複数作成できるためサイト設計をしっかりと
行っておくことが大切。とりあえず1つサイトを作成して、そこにファイ
ルサーバーと同じようにフォルダー階層を作成するというのはうまく
いかないパターンの典型 (権限管理が煩雑にもなる)
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SharePoint をうまく利用するためのユーザー教育は必要。
特にドキュメント管理をもっと効率よく行いたい
という社員がいれば、そこから広げていくことが大切。
なお、社内の育成は外注せず社内で行うのがベスト


# Page. 11

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OneDrive (Business)
◼
ドキュメント管理の起点(ハブ)
となる
◦ Microsoft 365 全体に対するド
キュメントの検索が可能
◦ ホーム
 おすすめのファイル
 自分が最近使用したファイル一覧
◦ 自分のファイル
 好きなようにフォルダーを作成して
整理する
 階層構造もOK
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# Page. 12

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OneDrive (Business)
◼
お気に入り
◦ 任意のファイルに「お気に入り」付箋をつけら
れる
◼
ショートカットの作成機能
◦ 任意の SharePoint 側のファイルのショート
カットを自身の OneDrive 内に作成できる
 従来デスクトップに共有フォルダーなどのショー
トカットを作成していたのと同じような使い方が
可能
◦ ショートカットはフォルダーに移動させることが
できるため自分のルールで階層化もできる
◦ SharePoint 側は極力階層化せず、各自好
きなようにリンク集を作ってわかりやすく整理
できる
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OneDrive
(Business)


# Page. 13

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OneDrive (Business)
「ユーザー」切り口でファイルを見つける
◼ Teams のオンライン「会議」の切り口で会議資料を見つける
◼
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# Page. 14

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(参考) ビデオ コンテンツの管理
◼
動画ファイルは OneDrive や SharePoint で管理できる
◦
◦
◦
◦
◦
◼
キャプションの自動生成
トランスクリプトの自動生成 → 内容の検索ができる
チャプター作成 (目次)
ノイズの低減
閲覧状況の分析 など
新規に動画を作成や編集には Microsoft Stream が利用できる。より高度な
動画作成や編集機能を利用するなら ClipChamp も利用可能 (保持している
ライセンスによる)
◦ SharePoint Technical Notes : Clipchamp (ビデオ編集アプリ) が Microsoft 365
に登場! (lekumo.biz)
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# Page. 15

![Page Image](https://bcdn.docswell.com/page/3JKDQW1G7D.jpg)

Copilot for OneDrive
◼
◼
◼
自然言語を使って欲しいファイルを説明すれば、合致するものを見つ
けてきてくれる
選択したファイルを要約してくれる
検索結果に表示されたファイルのショートカットを作成してフォルダー
にまとめてくれたり、関連するファイルも見つけ出しフォルダーに追加
するかどうか提案してくれる など
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次世代のドキュメント管理 OneDrive 3.0 へ &quot;Copilot
in OneDrive&quot; (lekumo.biz)


# Page. 16

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おわりに
◼
ファイルの命名規則の見直しやファイルの
保存形式の見直しも忘れずに。。。
◦ *.ppt, *.xls, *.doc などの拡張子は古い
◼
参考 (ブログ)
◦ SharePoint でのファイル管理について考える
◦ SharePoint のファイル管理機能をどう使ってい
くべきか？
◦ SharePoint Technical Notes : (録画 &amp; 資
料公開) 座談会: Microsoft Teams によるファ
イル管理について語ろう
◦ Microsoft 365 バックアップと Microsoft
365 アーカイブ
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オフィスアイ株式会社
https://www.office-i-corp.jp
X (旧Twitter) | オフィスアイ株式会社
@office_i_corp
X (旧Twitter)
@ai_yamasaki
ブログ
https://shanqiai.lekumo.biz/


# Page. 17

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研修やサービスのご案内
効率的なファイル管理を目指すためのコースフロー
[OH-O365-201]
[OH-O365-206]
Microsoft 365 – SharePoint サイト管理基礎
Microsoft 365 関連の研修一覧
Microsoft 365 ユーザーのための検索基礎
[OH-O365-202]
[OH-O365-301]
Microsoft 365 を活用したファイル管理手法
Microsoft Purview コンプライアンス入門
～Microsoft 365 ファイルおよびメールチャットに対する機密情報保護と情報ガバナンス～
©2023 オフィスアイ株式会社 All rights reserved.
https://www.office-i-corp.jp/courses_O365.htm


# Page. 18

![Page Image](https://bcdn.docswell.com/page/V7P62PZ2J8.jpg)

研修やサービスのご案内
ポータルサイト構築のための推奨コースフロー
[OH-O365-201]
[OH-O365-204]
[OH-O365-206]
Microsoft 365 – SharePoint サイト管理基礎
SharePoint モダン ポータルサイトの設計・デザイン・展開
ワークショップ
Microsoft 365 関連の研修一覧
Microsoft 365 ユーザーのための検索基礎
オプション
[OH-O365-202]
Microsoft 365 を活用したファイル管理手法
https://www.office-i-corp.jp/courses_O365.htm


# Page. 19

![Page Image](https://bcdn.docswell.com/page/2JV3D2WXEQ.jpg)

研修やサービスのご案内
Power Platform 関連のコースフロー
[OH-O365-201]
推奨
Microsoft 365 – SharePoint サイト管理基礎
Power Automate メイン
Power Apps メイン
[OH-M365-210]
Microsoft 365 関連の研修一覧
[OH-M365-211]
Microsoft 365 Power Automate 入門
Microsoft 365 Power Apps 入門
[OH-M365-212]
[OH-O365-205]]
Microsoft 365
Power Automate 実践演習
Microsoft 365
Power Apps 実践演習
https://www.office-i-corp.jp/courses_O365.htm
[OH-O365-207]
New
オプション
Postman と Power Automate で学ぶ
SharePoint REST API 入門
[OH-M365-220]
Microsoft Dataverse 入門


# Page. 20

![Page Image](https://bcdn.docswell.com/page/5EG3YRDR7L.jpg)

SharePoint Online 導入支援サービス
ファイル共有
SharePoint Onlineを活用したファイル共有基盤の環境構築をご支援いたします。
Sha rePo int Online ファイル共有
部門やグループで利用するファイルの共有プラットフォームとしてSharePoint Onlineの活用支援を致します。
テレワーク環境整備においてのファイルサーバーのクラウド化など、ご相談に応じます。
オンプレファイルサーバからの移行においても、調査・設計・移行・運用フォローまで一気通貫で支援いたします
導入支援の流れ
調査
⚫ 既存環境の調査
⚫ ヒアリング
⚫ 対象のファイル・フォルダの決定
設計
⚫ 移行先サイトの作成
⚫ ユーザ・グループの作成
⚫ アクセス権限の策定
運用
フォロー
移行
⚫ 移行ツールによるデータ移行
⚫ パイロット移行
⚫ 本番移行
⚫ 運用手順書作成
⚫ ユーザFAQ対応
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# Page. 21

![Page Image](https://bcdn.docswell.com/page/4JQ5MV1Y7P.jpg)

SharePoint Online 導入支援サービス
社内ポータル
SharePoint Onlineを活用した社内ポータルの環境構築をご支援いたします。
Sha rePo int Online 社内ポータル作成
自社活用・運用経験を活かして、お客様の用途に合わせた最適な導入方法を選択・組み
合わせてご提供することが可能です。
01. 導入支援
02. Webパーツ活用
03. 個別開発
SharePoint Online を利用する上での基礎的な
設定作業とQAサポート対応をご提供します。
サードパーティベンダー製の組み込みパーツを
利用し、より使いやすい環境をご提供します。
SharePoint Onlineの標準機能以外で実装したい
場合は個別途開発として承ります。
お客様のご要望に応じて、完全カスタマイズで
対応致します。
管理者向けレクチャー
サイト作成支援
SaaSサービス
(One Portal Modern)
ポータルサイト
簡易ポータル作成
組織カレンダー
Q＆Aサポート
個別開発
(ネクストセット)
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# Page. 22

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出張！ Microsoft 365 相談所
隣の部屋で開催中
365に関する様々なことが
自由に相談可能です！
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# Page. 23

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